Was drin ist
- Die vier Rollen E, V, M und I erklärt
- Eine leere Matrix zum Ausfüllen
- Ausgefüllte Beispiele für Handwerksbetrieb und Praxis
- Prüfregeln, mit denen Sie Lücken finden
- Eine Anleitung für die Besprechung im Team
Die Rollen-Matrix ist eine Tabelle, in der Sie für jede wiederkehrende Aufgabe festhalten, wer entscheidet, wer sie erledigt, wer mitwirkt und wer informiert wird. Sie ist für Inhaber kleiner Betriebe gedacht, bei denen am Ende doch alles auf dem eigenen Schreibtisch landet, weil niemand sicher weiß, wer zuständig ist. Die Matrix passt auf eine Seite und lässt sich in einer Stunde mit dem Team erstellen.
Die vier Rollen
Das Prinzip ist aus dem Projektmanagement bekannt. Wir nutzen deutsche Buchstaben, damit es im Betrieb ohne Erklärung funktioniert.
| Buchstabe | Rolle | Was das bedeutet | Wie viele pro Aufgabe? |
|---|---|---|---|
| E | Entscheidet | Hat das letzte Wort und trägt die Verantwortung für das Ergebnis | genau eine Person |
| V | Verantwortlich für die Erledigung | Macht die Arbeit oder sorgt dafür, dass sie gemacht wird | mindestens eine Person |
| M | Mitwirkend | Wird vorher gefragt und bringt Wissen ein | so wenige wie möglich |
| I | Informiert | Erfährt das Ergebnis, muss aber nicht gefragt werden | nach Bedarf |
E und V können dieselbe Person sein. Das ist bei kleinen Aufgaben sogar der Normalfall.
So nutzen Sie die Matrix
- Aufgaben sammeln. Schreiben Sie die 15 bis 25 Aufgaben auf, die regelmäßig anfallen und bei denen es heute Rückfragen oder Reibung gibt. Der Arbeit-weg-Check hilft beim Sammeln.
- Personen oder Rollen eintragen. In die Spalten kommen Namen oder Funktionen, etwa „Büro“, „Obermonteur“ oder „Praxismanagerin“. Funktionen sind stabiler, falls jemand geht.
- Ist-Zustand ausfüllen. Wie ist es heute wirklich? Nicht, wie es sein sollte.
- Prüfregeln anwenden. Mit den Regeln unten finden Sie die Lücken und Doppelungen.
- Soll-Zustand im Team besprechen. Ändern Sie die Buchstaben gemeinsam und halten Sie Freigabegrenzen fest.
- Sichtbar machen. Die fertige Matrix hängt im Büro, liegt im gemeinsamen Ordner und wird bei jeder Einarbeitung erklärt.
Die Matrix zum Ausfüllen
| Aufgabe | Inhaber | Büro | Person 3 | Person 4 | Freigabegrenze / Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| Neue Anfrage beantworten | |||||
| Termin vereinbaren | |||||
| Angebot erstellen | |||||
| Angebot freigeben | |||||
| Material oder Bedarf bestellen | |||||
| Rechnung schreiben | |||||
| Zahlungserinnerung versenden | |||||
| Reklamation bearbeiten | |||||
| Urlaubsplanung | |||||
| Google-Bewertungen beantworten | |||||
| … |
Beispiel: Handwerksbetrieb mit zwölf Personen
Dieses Beispiel ist ausgedacht und soll zeigen, wie eine ausgefüllte Matrix aussehen kann.
| Aufgabe | Inhaber | Büro | Obermonteur | Monteure | Freigabegrenze / Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|
| Neue Anfrage beantworten | I | E, V | M | Rückmeldung am selben Werktag | |
| Aufmaß vor Ort | I | E, V | M | ||
| Angebot erstellen | M | V | M | Aus Aufmaß und Textbausteinen | |
| Angebot freigeben | E | V | Büro gibt frei bis 5.000 Euro, darüber Inhaber | ||
| Material bestellen | I | E, V | M | Innerhalb des Auftragsbudgets | |
| Rechnung schreiben | I | E, V | M | Nach Abnahmeprotokoll | |
| Reklamation bearbeiten | I | V | E | M | Kulanz bis 300 Euro durch Obermonteur |
| Urlaubsplanung | E | V | M | M | |
| Google-Bewertungen beantworten | I | E, V | Vorlage für Antworten nutzen |
Die Freigabegrenzen sind Beispielwerte. Legen Sie Ihre eigenen fest.
Beispiel: Praxis mit acht Mitarbeitenden
| Aufgabe | Praxisinhaberin | Praxismanagerin | Anmeldung | Therapeutenteam |
|---|---|---|---|---|
| Terminvergabe | E | V | I | |
| Ausfall und Vertretung planen | I | E, V | M | M |
| Bestellung Praxisbedarf | E | V | M | |
| Beschwerde einer Patientin | I | E, V | M | M |
| Neue Behandlungsangebote | E | M | I | M |
Prüfregeln: So finden Sie Lücken
Gehen Sie die ausgefüllte Matrix Zeile für Zeile und Spalte für Spalte durch.
- Jede Zeile hat genau ein E. Zwei E bedeuten, dass am Ende doch wieder diskutiert wird. Kein E bedeutet, dass die Entscheidung liegen bleibt oder beim Inhaber landet.
- Jede Zeile hat mindestens ein V. Sonst entscheidet jemand, aber niemand macht es.
- Wenige M pro Zeile. Wenn fünf Personen gefragt werden müssen, wird die Aufgabe langsam.
- Die Inhaber-Spalte hat nicht überall ein E. Zählen Sie Ihre E. Jedes E, das jemand anderes übernehmen könnte, ist ein Kandidat zum Abgeben.
- Keine Person hat nur V und nie E. Wer nur ausführt und nie entscheiden darf, fragt bei jeder Kleinigkeit nach.
- Freigabegrenzen stehen dabei, wo es um Geld geht. Ohne Grenze traut sich niemand, allein zu entscheiden.
Die Besprechung im Team
Planen Sie eine Stunde. Zeigen Sie zuerst den Ist-Zustand und fragen Sie: „Stimmt das so?“ Oft korrigiert das Team gleich mehrere Zeilen, weil es im Alltag anders läuft, als der Inhaber denkt. Danach besprechen Sie die Zeilen, bei denen die Prüfregeln anschlagen. Halten Sie die Änderungen fest und vereinbaren Sie, die Matrix nach drei Monaten noch einmal anzusehen.
Aus der Praxis
In unseren Projekten mit Handwerksbetrieben, Praxen und Kanzleien ist die Inhaber-Spalte beim ersten Ausfüllen fast immer die vollste. Das liegt selten daran, dass das Team die Aufgaben nicht könnte. Meist hat nie jemand ausgesprochen, dass die Entscheidung abgegeben ist. Ein zweites typisches Muster: Die Matrix wird erstellt und verschwindet im Ordner. Sie wirkt erst, wenn der Inhaber bei Rückfragen konsequent auf sie verweist: „Laut Matrix entscheidest du das. Wie würdest du es machen?“
Nächster Schritt
Wer im Team welche Aufgaben gern und gut macht, finden Sie mit der Stärken-Matrix heraus. Ob die Zuständigkeiten auch dann tragen, wenn Sie zwei Wochen weg sind, zeigt der Urlaubstest.
