Was drin ist
- Meeting-Inventar zum Ausfüllen
- Vier Prüffragen für jeden wiederkehrenden Termin
- Drei Standardformate mit Dauer und Ablauf
- Sieben Regeln für alle verbleibenden Besprechungen
- Vier-Wochen-Plan für die Umstellung
Die Meeting-Diät ist ein Vier-Wochen-Programm, mit dem Sie die Besprechungen in Ihrem Betrieb auf das reduzieren, was tatsächlich Ergebnisse bringt. Sie ist für Inhaber und Teamleitungen gedacht, deren Woche aus Abstimmungen besteht und die trotzdem das Gefühl haben, dass Informationen nicht ankommen. Sie erfassen alle wiederkehrenden Termine, prüfen jeden mit vier Fragen und ersetzen den Rest durch wenige feste Formate. Das Ziel sind nicht möglichst wenige Meetings, sondern Meetings, nach denen alle wissen, was zu tun ist.
So nutzen Sie die Meeting-Diät
- Woche 1: Inventur. Tragen Sie alle wiederkehrenden Termine der letzten vier Wochen in das Meeting-Inventar ein. Auch die „kurzen Abstimmungen“ zwischen Tür und Angel, wenn sie regelmäßig stattfinden.
- Woche 2: Prüfen. Gehen Sie jeden Termin mit den vier Prüffragen durch und entscheiden Sie: behalten, kürzen, umwandeln oder streichen.
- Woche 3: Umstellen. Kündigen Sie die Änderungen im Team an, erklären Sie kurz den Grund und führen Sie die drei Standardformate ein.
- Woche 4: Nachjustieren. Fragen Sie im Team nach, was fehlt. Holen Sie nur zurück, was nachweislich fehlt, und nicht alles, was jemand vermisst.
- Nach drei Monaten: Wiederholen Sie die Inventur. Besprechungen wachsen nach, wenn niemand hinsieht.
Das Meeting-Inventar
| Termin | Wie oft? | Dauer | Teilnehmende | Wer leitet? | Gibt es eine Tagesordnung? | Gibt es ein Ergebnis-Protokoll? | Entscheidung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Rechnen Sie für jeden Termin die gebundene Zeit aus: Dauer × Teilnehmende × Häufigkeit pro Monat. Rechenbeispiel (fiktiv): Eine Besprechung von 60 Minuten mit sechs Personen jede Woche bindet rund 24 Arbeitsstunden im Monat. Diese Zahl hilft, wenn im Team jemand fragt, warum sich etwas ändert.
Die vier Prüffragen
Stellen Sie jedem wiederkehrenden Termin diese Fragen:
- Was ist das Ergebnis? Wenn niemand in einem Satz sagen kann, was nach dem Termin anders ist als vorher, ist der Termin ein Kandidat zum Streichen.
- Muss das gleichzeitig passieren? Reine Informationen lassen sich schriftlich verteilen, in einer kurzen Nachricht, einem Aushang oder einer Sprachnachricht.
- Müssen alle dabei sein? Wer nur zuhört und nichts beiträgt oder entscheidet, kann das Protokoll lesen.
- Reicht die Hälfte der Zeit? Die meisten Besprechungen füllen die Zeit, die im Kalender steht. Probieren Sie den halben Zeitrahmen für vier Wochen aus.
Entscheidungslogik:
| Antwort | Entscheidung |
|---|---|
| Kein klares Ergebnis | Streichen |
| Nur Information, keine Entscheidung | Umwandeln in schriftliche Info |
| Ergebnis klar, aber zu viele Personen | Kürzen: Teilnehmerkreis verkleinern |
| Ergebnis klar, aber zu lang | Kürzen: Zeit halbieren |
| Ergebnis klar, Teilnehmende und Dauer passen | Behalten |
Drei Standardformate
Für die meisten Betriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitenden reichen drei feste Formate. Alles andere ist die Ausnahme und braucht einen Anlass.
Der Tagesstart (10 Minuten, im Stehen)
- Was steht heute an? Wer ist wo?
- Wo gibt es ein Hindernis, das jemand anderes lösen kann?
- Keine Diskussionen. Themen, die länger brauchen, werden direkt im Anschluss mit den Beteiligten geklärt.
Geeignet für Handwerksbetriebe vor der Abfahrt, Praxen vor der ersten Behandlung oder Büros mit festen Arbeitszeiten.
Das Wochenmeeting (45 Minuten, feste Tagesordnung)
- Kennzahlen der Woche (5 Minuten)
- Stand der vereinbarten Aufgaben (10 Minuten)
- Zwei bis drei Themen, die vorab eingereicht wurden (25 Minuten)
- Aufgaben mit Namen und Termin festhalten (5 Minuten)
Die Monatsrunde (60 bis 90 Minuten)
- Rückblick auf den Monat: Was lief gut, was nicht?
- Ein Schwerpunktthema, zum Beispiel ein Ablauf, der verbessert werden soll
- Informationen, die alle betreffen
Sieben Regeln für alle verbleibenden Besprechungen
- Keine Besprechung ohne Tagesordnung, die spätestens am Vortag verschickt wird.
- Jede Besprechung hat eine Person, die leitet, und eine, die das Ergebnis festhält.
- Das Protokoll besteht aus drei Teilen: Entscheidungen, Aufgaben mit Namen und Termin, offene Fragen.
- Die Besprechung endet pünktlich, auch wenn nicht alles besprochen ist.
- Handys bleiben in der Tasche, außer jemand hat Bereitschaft.
- Wer nichts beitragen oder entscheiden muss, darf fehlen und liest das Protokoll.
- Einmal im Quartal wird jeder wiederkehrende Termin neu geprüft.
Typische Fehler
Alles auf einmal streichen. Wenn von heute auf morgen die Hälfte der Termine wegfällt, entsteht ein Informationsloch, und das Team füllt es mit Einzelnachfragen beim Chef. Kündigen Sie Änderungen an und führen Sie die Standardformate gleichzeitig ein.
Der Chef hält sich nicht an die Regeln. In vielen Betrieben ist der Inhaber derjenige, der Besprechungen überzieht oder spontan neue ansetzt. Das Team merkt das sofort. Die Regeln gelten für alle, auch für Sie.
Chat statt Meeting ohne Regeln. Wer Besprechungen streicht und alles in eine Chatgruppe verlagert, tauscht ein Problem gegen ein anderes. Legen Sie fest, welcher Kanal wofür dient und wann man antworten muss.
Das Protokoll fehlt. Ohne schriftliches Ergebnis wird dasselbe Thema in der nächsten Woche erneut besprochen. Drei Zeilen reichen.
Nächster Schritt
Für das Wochenmeeting finden Sie eine ausführliche Tagesordnung in der Vorlage fürs Wochenmeeting. Warum dieses eine Format so viel bewirken kann, beschreibt der Artikel Das Wochenmeeting, das Ihr Team weiterbringt. Wenn Besprechungen nur ein Symptom für unklare Zuständigkeiten sind, hilft die Rollen-Matrix.
