Was drin ist
- Fünf Suchkanäle, die zu kleinen Betrieben passen
- Fünf Gesprächsfragen, AGG-konform formuliert
- Ein Bewertungsbogen für jedes Gespräch
- Der Fünf-Tage-Zeitplan von der Bewerbung bis zur Zusage
- Formulierungen für Eingangsbestätigung und Absage
Das 5-5-5-Einstellungssystem gibt kleinen Betrieben einen festen Ablauf für die Personalsuche: fünf Kanäle, über die Sie Bewerbungen bekommen, fünf Fragen, die Sie jeder Person im Gespräch stellen, und fünf Arbeitstage von der Bewerbung bis zur Zusage. Es ist für Handwerksbetriebe, Praxen, Kanzleien und kleine B2B-Firmen gedacht, die keine Personalabteilung haben und bei denen die Einstellung neben dem Tagesgeschäft läuft. Der wichtigste Teil ist die Geschwindigkeit, denn gute Bewerberinnen und Bewerber haben meist mehrere Optionen.
So nutzen Sie das Playbook
- Stelle beschreiben. Schreiben Sie in drei Sätzen auf, was die neue Person nach sechs Monaten selbstständig erledigen soll. Daraus leiten Sie Anzeige und Gesprächsfragen ab.
- Kanäle einrichten. Wählen Sie aus den fünf Kanälen unten mindestens drei aus und bereiten Sie sie vor, bevor die Anzeige online geht.
- Zeitfenster blocken. Reservieren Sie im Kalender für die nächsten drei Wochen feste Zeiten für Telefonate und Gespräche. Ohne diese Fenster geht die Geschwindigkeit im Alltag verloren.
- Jedes Gespräch gleich führen. Stellen Sie allen dieselben fünf Fragen und füllen Sie direkt danach den Bewertungsbogen aus.
- Innerhalb von fünf Arbeitstagen entscheiden. Auch eine Absage ist eine Entscheidung.
Teil 1: Fünf Kanäle
| Kanal | Was Sie tun | Passt besonders für |
|---|---|---|
| Eigene Stellenseite | Eine Seite pro Stelle auf Ihrer Website, mit strukturierten Daten, damit Google die Anzeige in der Jobsuche anzeigen kann | alle Betriebe |
| Empfehlungen | Team, Stammkunden und Lieferanten gezielt ansprechen, mit einem kurzen Text zum Weiterleiten | Handwerk, Praxen |
| Jobbörse der Agentur für Arbeit plus ein Portal | Kostenlose Anzeige bei der Bundesagentur, ergänzt um ein Portal, das in Ihrer Branche genutzt wird | alle Betriebe |
| Regionale Anzeigen in sozialen Netzwerken | Kurze Anzeige mit Foto aus dem echten Arbeitsalltag, auf die Umgebung begrenzt | Handwerk, Pflege, Praxen |
| Sichtbar vor Ort | Hinweis auf Fahrzeugen, Baustellenschildern, am Empfang der Praxis oder im Schaufenster | Handwerk, Praxen, Handel |
Viele Fachkräfte suchen gar nicht aktiv. Sie sehen eine Stelle zufällig, weil ein Bekannter sie weiterleitet oder weil das Firmenfahrzeug vor ihrer Haustür parkt. Deshalb sind Empfehlungen und Sichtbarkeit vor Ort gerade für kleine Betriebe oft wichtiger als das große Jobportal.
Text zum Weiterleiten (Beispiel):
Wir suchen eine Anlagenmechanikerin oder einen Anlagenmechaniker SHK (m/w/d) für Kundendienst im Raum Heidelberg. Feste Touren, kein Bereitschaftsdienst am Wochenende, Bewerbung per Anruf oder WhatsApp in fünf Minuten. Kennen Sie jemanden? Hier ist der Link: [Link zur Stellenseite]
Teil 2: Fünf Fragen fürs Gespräch
Stellen Sie jeder Person dieselben fünf Fragen. So werden die Gespräche vergleichbar, und Sie bleiben bei dem, was für die Arbeit zählt.
- „Erzählen Sie mir von einem Arbeitstag in Ihrer letzten Stelle, der richtig gut lief. Was haben Sie gemacht?“ Zeigt, was die Person gern und gut tut.
- „Beschreiben Sie eine Situation, in der etwas schiefging. Wie sind Sie vorgegangen?“ Zeigt Umgang mit Fehlern und Verantwortung.
- „Bei uns sieht eine typische Aufgabe so aus: [konkrete Situation]. Wie würden Sie das angehen?“ Prüft Fachwissen an einem echten Fall, etwa ein Heizungsausfall beim Kunden oder eine volle Anmeldung mit wartenden Patienten.
- „Was muss ein Arbeitgeber bieten, damit Sie lange bleiben?“ Zeigt, ob Ihre Arbeitsbedingungen passen, bevor beide Seiten Zeit investieren.
- „Welche Fragen haben Sie an uns?“ Gute Kandidatinnen und Kandidaten fragen nach Abläufen, Team und Werkzeugen.
Was Sie nicht fragen
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt Bewerbende vor Benachteiligung. Verzichten Sie deshalb auf Fragen nach Schwangerschaft oder Familienplanung, Religion, Herkunft, sexueller Orientierung, Alter oder Gesundheit (außer wenn eine bestimmte Eignung für die Tätigkeit zwingend ist). Auch Fragen wie „Passen Sie denn in unser junges Team?“ sind heikel. Im Zweifel sprechen Sie mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Der Bewertungsbogen
Füllen Sie den Bogen direkt nach jedem Gespräch aus, bevor das nächste Telefonat kommt.
| Kriterium | 1 (schwach) bis 4 (stark) | Beobachtung in einem Satz |
|---|---|---|
| Fachliche Eignung für die Kernaufgabe | ||
| Umgang mit Fehlern und Problemen | ||
| Zuverlässigkeit (Pünktlichkeit, Rückmeldungen im Prozess) | ||
| Passung zu Arbeitszeiten und Rahmen | ||
| Umgang mit Kunden, Patienten oder Mandanten |
Entscheiden Sie anhand der Beobachtungen, nicht anhand des Bauchgefühls nach fünf Minuten.
Teil 3: Fünf Tage bis zur Zusage
| Tag | Schritt |
|---|---|
| Tag 1 | Eingangsbestätigung am selben Tag, am besten mit Terminvorschlag für ein kurzes Telefonat |
| Tag 2 | Telefonat von 15 Minuten: Rahmen klären, offene Fragen beantworten |
| Tag 3 | Persönliches Gespräch mit den fünf Fragen, gern im Betrieb oder auf der Baustelle |
| Tag 4 | Kennenlernen im Team, zum Beispiel ein halber Tag Hospitation |
| Tag 5 | Entscheidung und Anruf mit Zusage oder Absage |
Klären Sie bei einer Hospitation oder einem Probetag vorab Vergütung, Versicherung und Umfang, zum Beispiel mit Ihrem Steuerbüro.
Eingangsbestätigung (Beispiel):
Vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir melden uns persönlich bei Ihnen. Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am [Tag] um [Uhrzeit]? Wenn nicht, schlagen Sie gern eine andere Zeit vor.
Absage (Beispiel):
Danke für das offene Gespräch und Ihre Zeit. Wir haben uns für eine andere Person entschieden. Wir wünschen Ihnen für die weitere Suche alles Gute.
Eine Absage enthält am besten keine Begründung, die sich auf persönliche Merkmale beziehen könnte.
Typische Fehler
- Zu lange warten. In unseren Projekten sehen wir häufig, dass zwischen Bewerbung und erster Rückmeldung mehr als eine Woche vergeht. Wer so lange wartet, verliert gute Leute an Betriebe, die am selben Tag anrufen.
- Zu viele Hürden. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und ein Formular mit zwölf Pflichtfeldern schrecken gerade Fachkräfte ab, die nicht aktiv suchen. Ein Anruf oder eine Nachricht reicht für den ersten Schritt.
- Jedes Gespräch anders führen. Ohne feste Fragen vergleichen Sie am Ende Sympathie statt Eignung.
- Kein Plan nach der Zusage. Wer eingestellt wird und am ersten Tag keinen Arbeitsplatz vorfindet, ist schnell wieder weg.
Nächster Schritt
Für die Anzeige selbst nutzen Sie die Vorlage Stellenanzeigen, auf die sich jemand meldet. Damit die neue Person nach der Zusage gut ankommt, hilft die Onboarding-Vorlage. Mehr Hintergrund zur Suche in engen Märkten finden Sie im Artikel Gute Leute finden, wenn der Markt leer ist.
