Was drin ist
- Selbsttest mit elf Fragen und sofortiger Auswertung
- Vier Ergebnisstufen mit konkreter Empfehlung
- Übergabeplan für vier Wochen vor dem Urlaub bis zum ersten Tag danach
- Vorlage für die Vertretungsregel
Der Urlaubstest zeigt in zehn Minuten, ob Ihr Betrieb zwei Wochen ohne Sie weiterarbeiten kann und an welchen Stellen er heute noch an Ihnen hängt. Er ist für Inhaber und Geschäftsführer kleiner und mittlerer Betriebe gedacht, die entweder einen längeren Urlaub planen oder schlicht wissen wollen, wie abhängig der Betrieb von ihnen ist. Beantworten Sie die elf Fragen oben, lesen Sie Ihre Auswertung und nutzen Sie dann den Übergabeplan auf dieser Seite.
So nutzen Sie den Test
- Ehrlich antworten. Kreuzen Sie an, wie es heute ist, nicht wie es gedacht ist. Wenn eine Regel existiert, sich aber niemand daran hält, zählt sie nicht.
- Die schwächsten Fragen markieren. Notieren Sie die zwei oder drei Fragen, bei denen Sie die wenigsten Punkte bekommen haben. Das sind Ihre Baustellen für die nächsten Wochen.
- Das Team fragen. Lassen Sie eine Person aus dem Team den Test mit Blick auf den Betrieb ebenfalls machen. Wenn die Ergebnisse weit auseinanderliegen, ist das ein wertvoller Gesprächsanlass.
- Den Übergabeplan terminieren. Tragen Sie die Schritte unten mit Datum in Ihren Kalender ein, rückwärts gerechnet vom ersten Urlaubstag.
- Nach dem Urlaub wiederholen. Machen Sie den Test nach Ihrer Rückkehr noch einmal. Dann wissen Sie, was wirklich funktioniert hat.
Was die Fragen messen
Hinter den elf Fragen stehen sechs Bereiche, an denen ein Betrieb typischerweise an einer Person hängt:
| Bereich | Die Frage dahinter |
|---|---|
| Anfragen | Kommt ein neuer Kunde an, auch wenn Sie nicht ans Telefon gehen? |
| Entscheidungen | Wer darf was bis zu welcher Grenze entscheiden? |
| Wissen | Stehen die Abläufe irgendwo, wo andere sie finden? |
| Geld | Gehen Rechnungen raus und werden Zahlungen geprüft? |
| Zugänge | Kommt jemand an die Systeme, ohne Sie anzurufen? |
| Beziehungen | Kennen Ihre Kunden noch andere Ansprechpartner als Sie? |
Der Übergabeplan für 14 Tage
Vier Wochen vorher
- Urlaub dem Team und den wichtigsten Kunden ankündigen, mit Namen der Vertretung
- Vertretungsregel schriftlich festhalten (Vorlage unten)
- Freigabegrenzen festlegen: bis zu welcher Summe darf die Vertretung Angebote freigeben, Nachlässe gewähren, Reklamationen entscheiden?
- Zugänge regeln, am besten über einen Passwort-Manager mit Notfallzugriff statt über Zettel
Zwei Wochen vorher
- Laufende Aufträge und offene Angebote in einer Liste mit Stand und nächstem Schritt sammeln
- Wiederkehrende Aufgaben der zwei Wochen aufschreiben: Lohnvorbereitung, Bestellungen, Zahlungsläufe, Termine mit Steuerbüro
- Probelauf: Die Vertretung übernimmt drei Tage lang, während Sie noch da sind, und fragt nur, wenn es wirklich nicht anders geht
Letzter Arbeitstag
- Abwesenheitsnotiz einrichten, mit Name und Kontakt der Vertretung
- Übergabegespräch von höchstens einer Stunde
- Vereinbaren, wann und wie Sie erreichbar sind, zum Beispiel einmal pro Woche zu einer festen Uhrzeit für zwanzig Minuten
Erster Tag danach
- Rückmeldegespräch: Was lief gut, wo fehlte eine Regel?
- Die fehlenden Regeln aufschreiben, bevor der Alltag sie wieder verdrängt
Vorlage: Vertretungsregel
Während meiner Abwesenheit vom [Datum] bis [Datum] entscheidet [Name] über neue Anfragen, Angebote bis [Betrag] Euro und Reklamationen bis [Betrag] Euro. Bei allem darüber hinaus gilt: [Name] entscheidet nach bestem Wissen oder verschiebt die Entscheidung bis [Datum]. Ich bin erreichbar am [Wochentag] um [Uhrzeit] Uhr. Bei echten Notfällen, also [Beispiel: Personenschaden, Wasserschaden auf einer Baustelle, Ausfall der Praxissoftware], per Anruf.
Die wichtigste Zeile ist die letzte. Wer genau beschreibt, was ein Notfall ist, bekommt deutlich seltener Anrufe wegen Dingen, die keiner sind.
Was während des Urlaubs gilt
Auch der beste Plan hält nur, wenn Sie sich selbst daran halten. Drei Regeln helfen:
- Kein spontaner Blick ins Postfach. Wenn Sie doch schauen, antworten Sie nicht. Jede Antwort von Ihnen signalisiert dem Team, dass Sie eben doch erreichbar sind.
- Der vereinbarte Termin ist der einzige Kontakt. Sammeln Sie im Team alle Fragen bis zu diesem Termin. Oft haben sich die meisten bis dahin von selbst erledigt.
- Entscheidungen der Vertretung gelten. Auch wenn Sie es anders gemacht hätten: Korrigieren Sie nach dem Urlaub die Regel, nicht die Person.
Aus der Praxis
In Projekten mit Handwerksbetrieben, Praxen und Kanzleien sehen wir ein wiederkehrendes Muster: Der Urlaub scheitert selten an der Fachlichkeit des Teams. Er scheitert daran, dass niemand weiß, ob er etwas entscheiden darf. Das Team ruft dann lieber einmal zu viel an, um keinen Fehler zu machen. Eine klare Freigabegrenze löst mehr als jede zusätzliche Schulung.
Ein zweites Muster betrifft die Beziehungen. Wenn Stammkunden über Jahre nur mit dem Inhaber gesprochen haben, rufen sie auch im Urlaub dessen Handynummer an. Es hilft, die Vertretung schon Wochen vorher bei einem Gespräch oder Termin dazuzunehmen, damit der Name ein Gesicht bekommt.
Und ein drittes: Viele Inhaber unterschätzen, wie sehr ein erster, kürzerer Probeurlaub hilft. Drei Tage ohne Erreichbarkeit decken fast alle Lücken auf, die in zwei Wochen zum Problem würden.
Nächster Schritt
Wenn Ihr Ergebnis in den unteren beiden Stufen liegt, lohnt als Ergänzung der Inhaber-Abhängigkeitstest, der die Abhängigkeit über den Urlaub hinaus betrachtet. Wer die Zuständigkeiten im Team grundsätzlich klären möchte, beginnt mit der Rollen-Matrix.
