Was drin ist
- Checklisten für fünf Phasen vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit
- Ein Plan für den ersten Arbeitstag
- Aufgaben für die Patin oder den Paten
- Fragen für die drei Feedbackgespräche
- Branchenhinweise für Handwerk, Praxis und Kanzlei
Diese Onboarding-Vorlage gibt Ihnen einen festen Plan für die ersten drei bis sechs Monate einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen: was vor dem ersten Tag erledigt sein muss, wie der erste Tag abläuft, was in der ersten Woche und im ersten Monat passiert und wann Sie Feedbackgespräche führen. Sie ist für kleine Betriebe ohne Personalabteilung gedacht, in denen Einarbeitung bisher „nebenbei“ läuft. Passen Sie die Vorlage einmal an Ihren Betrieb an und nutzen Sie sie dann für jede neue Person.
So nutzen Sie die Vorlage
- Einmal anpassen. Streichen Sie, was bei Ihnen nicht zutrifft, und ergänzen Sie betriebsspezifische Punkte. Rechnen Sie mit etwa 40 Minuten.
- Eine verantwortliche Person benennen. Wer kümmert sich um die Liste? Bei kleinen Betrieben oft die Büroleitung oder die Praxismanagerin, nicht zwingend der Inhaber.
- Eine Patin oder einen Paten auswählen. Jemand aus dem Team, der in den ersten Wochen Ansprechperson für alle kleinen Fragen ist.
- Termine sofort eintragen. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, kommen die drei Feedbackgespräche in den Kalender.
- Nach jeder Einarbeitung verbessern. Fragen Sie die neue Person am Ende der Probezeit, was gefehlt hat, und ergänzen Sie die Vorlage.
Phase 1: Vor dem ersten Tag
- Arbeitsvertrag unterschrieben, Unterlagen für die Lohnabrechnung angefordert (Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung)
- Anmeldung bei der Lohnbuchhaltung oder dem Steuerbüro veranlasst
- Arbeitsplatz, Werkzeug, Arbeitskleidung oder Dienstkleidung bereit
- Zugänge angelegt: E-Mail, Software, Zeiterfassung, gegebenenfalls Schlüssel oder Transponder
- Patin oder Pate informiert und in den ersten Tagen entlastet
- Team informiert: Name, Aufgabe, Starttermin
- Eine Woche vorher eine kurze Nachricht an die neue Person: Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner, was mitzubringen ist
Nachricht vor dem Start (Beispiel):
Wir freuen uns, dass Sie am Montag bei uns anfangen. Kommen Sie bitte um 7:30 Uhr in die Werkstatt, [Name] erwartet Sie am Tor. Arbeitsschuhe haben wir für Sie in Größe [X] besorgt. Wenn vorher noch Fragen auftauchen, erreichen Sie [Name] unter [Nummer].
Phase 2: Der erste Tag
| Uhrzeit | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| Ankunft | Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team | Inhaber oder Leitung |
| Vormittag | Pflichtunterweisungen und Unterlagen (siehe unten) | Leitung |
| Mittag | Gemeinsames Mittagessen mit Patin oder Pate | Pate |
| Nachmittag | Erste echte Aufgabe, klein und machbar | Pate |
| Ende | Zehn Minuten: Wie war der Tag, was ist offen? | Leitung |
Die erste echte Aufgabe ist wichtiger, als sie aussieht. Wer am ersten Tag nur Formulare ausfüllt, fragt sich abends, ob er gebraucht wird.
Pflichtpunkte, je nach Betrieb
- Alle Betriebe: Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz, Umgang mit Kundendaten, Hinweise zu Arbeitszeit und Zeiterfassung
- Handwerk: Unterweisung zum Arbeitsschutz vor Beginn der Tätigkeit, persönliche Schutzausrüstung, Verhalten auf Baustellen und beim Kunden, Fahrzeugregeln
- Praxis: Schweigepflicht, Hygieneplan, Umgang mit Patientendaten und Praxissoftware, Notfallablauf
- Kanzlei: Verschwiegenheitspflichten, Umgang mit Mandantenunterlagen, Fristenkontrolle, Aktenablage
Die genauen Pflichten hängen von Branche und Tätigkeit ab. Lassen Sie die Liste einmal von Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit, Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Phase 3: Die erste Woche
- Jeden Tag eine neue Aufgabe, die die neue Person danach selbst übernimmt
- Mitlaufen bei den wichtigsten Abläufen: Auftrag, Termin, Rechnung, Reklamation
- Die wichtigsten Arbeitsanweisungen lesen lassen und Fragen sammeln
- Kurzes tägliches Gespräch mit der Patin oder dem Paten, zehn Minuten reichen
- Feedbackgespräch 1 am Ende der Woche
Phase 4: Der erste Monat
- Klar vereinbart: Welche Aufgaben erledigt die Person ab jetzt selbstständig?
- Teilnahme am Wochenmeeting, mit einem eigenen kleinen Punkt
- Erste Kundenkontakte allein, mit kurzer Rückmeldung danach
- Feedbackgespräch 2 nach etwa vier Wochen
Phase 5: Bis zum Ende der Probezeit
- Ziele für die Probezeit schriftlich festgehalten, am besten zwei bis drei konkrete
- Zwischenstand ansprechen, bevor es zu spät ist, nicht erst in der letzten Woche
- Feedbackgespräch 3 mit ausreichend Abstand vor Ende der Probezeit
- Entscheidung getroffen und mitgeteilt
Fragen für die Feedbackgespräche
Stellen Sie in allen drei Gesprächen diese Fragen und hören Sie mehr zu, als Sie reden:
- Was hat Sie in den letzten Wochen überrascht, positiv oder negativ?
- Wo fehlte Ihnen eine Information oder eine Anleitung?
- Welche Aufgabe möchten Sie als Nächstes übernehmen?
- Was sollten wir bei der nächsten Einarbeitung anders machen?
- Was brauchen Sie von mir?
Geben Sie danach selbst eine ehrliche Rückmeldung: was gut läuft und woran die Person in den nächsten Wochen arbeiten sollte.
Aus der Praxis
In unseren Projekten mit Handwerksbetrieben und Praxen sehen wir häufig, dass die Einarbeitung vom Zufall abhängt: Kommt jemand in einer ruhigen Woche, klappt es. Kommt er in der Hochsaison, läuft er zwei Wochen nur mit und fühlt sich überflüssig. Eine schriftliche Liste nimmt diesen Zufall heraus.
Ein zweites Muster: Die Patin oder der Pate wird benannt, aber nicht entlastet. Dann bleibt für Fragen keine Zeit, und die neue Person traut sich nicht zu stören. Planen Sie für die ersten zwei Wochen bewusst weniger Aufträge für den Paten ein.
Und drittens: Viele Kündigungen in der Probezeit kündigen sich früh an. Wer schon nach einer Woche fragt, was fehlt, kann oft noch gegensteuern.
Nächster Schritt
Damit neue Kolleginnen und Kollegen wissen, wie die Abläufe gehen, brauchen Sie Arbeitsanweisungen, die gelesen werden. Dafür gibt es die Ablauf-Vorlage. Wer noch vor der Einstellung steht, beginnt mit dem 5-5-5-Einstellungssystem.
