Was drin ist
- Zeitplan über vier Wochen
- Fünf ausformulierte Mails mit Betreffzeile
- Platzhalter zum schnellen Anpassen
- Hinweise, wann ein Anruf besser ist
- Regeln fürs Aufhören
Nach einem Angebot sollten Sie nachfassen, und zwar mehrmals, freundlich und mit einem eigenen Grund für jede Nachricht. Diese Vorlage gibt Ihnen fünf fertige Mails für die vier Wochen nach dem Versand. Jede Mail hilft dem Kunden bei der Entscheidung, statt nur „Haben Sie schon entschieden?“ zu fragen. Die letzte Mail beendet die Sequenz sauber und bringt oft die ehrlichste Antwort.
So nutzen Sie die Vorlage
- Kopieren Sie die fünf Mails als Textbausteine in Ihr Mailprogramm oder CRM.
- Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern einmal für Ihren Betrieb, also Ihre häufigste Kundenfrage, Ihre Varianten und Ihre Kontaktdaten.
- Legen Sie nach jedem Angebotsversand Erinnerungen für Tag 2, 6, 11, 18 und 28 an.
- Passen Sie vor jedem Versand die kundenspezifischen Platzhalter an: Name, Projekt, Datum.
- Stoppen Sie die Sequenz, sobald der Kunde antwortet, egal wie.
- Rufen Sie bei größeren Aufträgen statt Mail 3 lieber an und nutzen Sie den Text als Gesprächsleitfaden.
Der Zeitplan
| Tag nach Versand | Zweck | |
|---|---|---|
| 1 | Tag 2 | Eingang sichern, Fragen einladen |
| 2 | Tag 6 | Eine typische Frage beantworten |
| 3 | Tag 11 | Umfang und Varianten anbieten |
| 4 | Tag 18 | Termin und Gültigkeit ansprechen |
| 5 | Tag 28 | Fair abschließen |
Mail 1: Eingang sichern (Tag 2)
Betreff: Ihr Angebot für [Projekt]: kurze Rückfrage
Guten Tag [Frau/Herr Name],
Sie haben am [Datum] unser Angebot für [Projekt] erhalten.
Ich wollte sichergehen, dass alles gut angekommen ist und
die Unterlagen verständlich sind.
Falls beim Lesen Fragen aufgetaucht sind, antworten Sie
einfach auf diese Mail oder rufen Sie mich direkt an unter
[Telefon]. Ich erkläre Ihnen gern einzelne Positionen.
Viele Grüße
[Ihr Name]Mail 2: Eine typische Frage beantworten (Tag 6)
Betreff: Eine Frage, die viele vor [Projektart] stellen
Guten Tag [Frau/Herr Name],
vor Projekten wie Ihrem kommt häufig eine Frage:
[typische Frage, z. B. „Wie lange ist der Betrieb während
der Arbeiten eingeschränkt?“]
Die kurze Antwort: [Antwort in zwei bis drei Sätzen,
konkret und ehrlich].
Ich schicke Ihnen das, weil es Ihnen bei der Planung helfen
kann, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden.
Viele Grüße
[Ihr Name]Mail 3: Varianten anbieten (Tag 11)
Betreff: Passt der Umfang für Sie?
Guten Tag [Frau/Herr Name],
manchmal passt ein Angebot inhaltlich, aber Umfang, Budget
oder Zeitpunkt passen noch nicht. Wenn das bei Ihnen so ist,
sagen Sie es mir gern offen.
Wir können zum Beispiel [kleinere Variante / späteren Start /
Aufteilung in zwei Abschnitte] besprechen. Dafür reicht meist
ein Telefonat von zehn Minuten. Einen Termin können Sie hier
wählen: [Link zum Kalender] oder Sie antworten kurz mit einem
Zeitfenster, das Ihnen passt.
Viele Grüße
[Ihr Name]Mail 4: Termin und Gültigkeit (Tag 18)
Nutzen Sie diese Mail nur, wenn die Aussage stimmt. Eine erfundene Frist zerstört das Vertrauen, das Sie mit den ersten drei Mails aufgebaut haben.
Betreff: Ihr Wunschtermin für [Projekt]
Guten Tag [Frau/Herr Name],
wir planen gerade die Einsätze für [Monat]. Ihr Angebot gilt
noch bis [Datum].
Wenn Sie [Projekt] bis [Zeitpunkt] umgesetzt haben möchten,
bräuchte ich Ihre Rückmeldung bis [Datum]. Dann kann ich
Ihnen einen festen Termin reservieren. Wenn es später werden
soll, ist das auch in Ordnung. Sagen Sie mir einfach kurz
Bescheid, dann plane ich entsprechend.
Viele Grüße
[Ihr Name]Mail 5: Fair abschließen (Tag 28)
Betreff: Soll ich Ihr Angebot schließen?
Guten Tag [Frau/Herr Name],
ich habe länger nichts von Ihnen gehört und möchte Ihnen nicht
mit weiteren Nachrichten zur Last fallen. Deshalb eine kurze
Frage: Soll ich Ihr Angebot für [Projekt] schließen?
Eine Zahl als Antwort genügt:
1 – Ja, wir haben uns anders entschieden.
2 – Nein, wir brauchen noch Zeit bis [Monat].
3 – Bitte rufen Sie mich an.
Jede Antwort ist in Ordnung. Falls Sie sich anders entschieden
haben, freue ich mich über einen kurzen Hinweis, woran es lag.
Das hilft uns, besser zu werden.
Viele Grüße
[Ihr Name]Typische Fehler
- Nachfassen ohne Grund. „Ich wollte nur mal nachhaken“ gibt dem Kunden nichts. Jede Mail braucht einen eigenen Inhalt.
- Zu früh aufgeben. Viele Betriebe fassen einmal nach und hören dann auf. Entscheidungen brauchen oft länger, als der Anbieter denkt, weil beim Kunden anderes dazwischenkommt.
- Druck statt Hilfe. Scheinfristen und „nur noch diese Woche“ passen nicht zu einem Betrieb, der auf Empfehlungen angewiesen ist.
- Antworten übersehen. Wenn der Kunde antwortet, muss die Sequenz stoppen. In einem CRM lässt sich das automatisch einstellen, im Mailprogramm braucht es eine feste Gewohnheit.
- Kein Termin im Erstgespräch. Die beste Nachfass-Mail ist die, die Sie nicht brauchen, weil die Angebotsbesprechung schon vereinbart ist.
Nächster Schritt
Wie Sie das Erstgespräch so führen, dass danach ein klarer Termin steht, zeigt der Leitfaden fürs Erstgespräch. Wenn Sie die Sequenz automatisieren möchten, lesen Sie 5 E-Mail-Automationen, die jeder Betrieb haben sollte.
