Was drin ist
- Tagesordnung für 30 Minuten mit Zeitvorgaben
- Drei Rollen, die jede Woche wechseln können
- Protokollvorlage mit Aufgabenliste
- Varianten für Handwerk, Praxis und Kanzlei
- Fünf Regeln für kurze Meetings
Diese Vorlage gibt Ihrem Wochenmeeting eine feste Form: 30 Minuten, immer dieselbe Tagesordnung, drei klare Rollen und ein Protokoll auf einer Seite, in dem am Ende steht, wer was bis wann erledigt. Sie ist für kleine Teams von drei bis fünfzig Personen gedacht, deren Besprechungen heute entweder ausfallen oder ausufern. Drucken Sie die Tagesordnung aus oder legen Sie sie als Vorlage in Ihrem gemeinsamen Ordner an und nutzen Sie sie vier Wochen lang unverändert, bevor Sie etwas anpassen.
So nutzen Sie die Vorlage
- Festen Termin wählen. Gleicher Tag, gleiche Uhrzeit, gleicher Ort. Viele Betriebe nehmen Montagmorgen oder Freitagmittag.
- Teilnehmende festlegen. Wer wirklich etwas beitragen oder entscheiden muss. Bei größeren Teams tagen die Teams getrennt, und nur die Leitungen treffen sich gemeinsam.
- Rollen verteilen. Moderation, Protokoll und Zeit. Die Rollen dürfen wöchentlich wechseln, der Inhaber muss nicht moderieren.
- Themen vorher sammeln. Bis zum Vortag trägt jede Person ihre Themen in eine gemeinsame Liste ein. Was nicht auf der Liste steht, kommt nächste Woche dran.
- Protokoll sofort verschicken. Direkt nach dem Meeting, spätestens bis Mittag.
Die Tagesordnung für 30 Minuten
| Minute | Punkt | Worum es geht |
|---|---|---|
| 0–3 | Ankommen | Eine gute Nachricht aus der letzten Woche, eine pro Person, ein Satz |
| 3–8 | Zahlen der Woche | Drei bis fünf feste Kennzahlen: Grün, Gelb oder Rot? Keine Diskussion, nur Stand. |
| 8–13 | Aufgaben der letzten Woche | Jede Aufgabe aus dem letzten Protokoll: erledigt oder nicht? Wenn nicht, neuer Termin. |
| 13–25 | Themen und Probleme | Die wichtigsten Themen der Liste, nach Dringlichkeit sortiert. Ziel ist jeweils eine Entscheidung oder ein nächster Schritt. |
| 25–30 | Zusammenfassung | Protokoll vorlesen: Wer macht was bis wann? Offene Themen auf nächste Woche. |
Ein Thema ist erst dann besprochen, wenn im Protokoll ein Name und ein Datum stehen.
Die drei Rollen
- Moderation: achtet auf die Tagesordnung, stoppt Nebendiskussionen und fragt am Ende jedes Themas: „Was ist der nächste Schritt, wer übernimmt ihn?“
- Protokoll: schreibt Entscheidungen und Aufgaben mit, nicht den Gesprächsverlauf.
- Zeit: sagt Bescheid, wenn ein Punkt seine Zeit überschreitet. Die Moderation entscheidet dann: abschließen oder vertagen.
Die Protokollvorlage
Wochenmeeting vom [Datum] Anwesend: [Namen] · Moderation: [Name] · Protokoll: [Name]
Zahlen der Woche
| Kennzahl | Ziel | Ist | Status |
|---|---|---|---|
| Neue Anfragen | Grün / Gelb / Rot | ||
| Verschickte Angebote | |||
| Offene Rechnungen über 30 Tage | |||
| [eigene Kennzahl] |
Entscheidungen
- …
Aufgaben
| Was | Wer | Bis wann |
|---|---|---|
Vertagt auf nächste Woche
- …
Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt vom Betrieb ab. Eine Auswahl finden Sie im Kennzahlen-Cockpit.
Varianten nach Branche
Handwerk: die Baustellenrunde
Viele Handwerksbetriebe treffen sich morgens vor der Abfahrt. Dafür reichen 15 Minuten, im Stehen:
- Welche Baustellen und Kundendienste laufen diese Woche?
- Wo fehlen Material, Informationen oder Leute?
- Wer springt ein, wenn etwas ausfällt?
Die längeren Themen wie Planung, Angebote oder Personal kommen in eine separate halbe Stunde mit Inhaber und Büro.
Praxis: vor der Sprechstunde
In Praxen passt das Wochenmeeting oft in die halbe Stunde vor Sprechstundenbeginn an einem ruhigeren Tag. Typische Punkte: Terminauslastung, Ausfälle und Vertretungen, Hygiene- und Geräteaufgaben, Rückmeldungen von Patientinnen und Patienten.
Kanzlei: Fristen zuerst
In Kanzleien steht der Fristen- und Wiedervorlagenblick am Anfang. Danach folgen Mandatsverteilung, Engpässe und offene Rechnungen. Weil Berufsträger oft in Terminen gebunden sind, hat sich ein fester Slot am frühen Morgen bewährt, bevor die ersten Mandantengespräche beginnen. Halten Sie Mandatsdetails im Protokoll knapp, denn das Protokoll wird breiter geteilt als die Akte.
Fünf Regeln für kurze Meetings
- Pünktlich anfangen, auch wenn noch jemand fehlt.
- Einzelfälle raus. Wenn nur zwei Personen betroffen sind, klären sie es danach unter sich.
- Probleme mit Vorschlag. Wer ein Problem einbringt, bringt nach Möglichkeit einen Lösungsvorschlag mit.
- Handys weg, außer bei Notdienst oder Rufbereitschaft.
- Pünktlich aufhören. Was nicht geschafft wurde, steht nächste Woche oben auf der Liste.
Typische Fehler
- Das Meeting wird zum Monolog. Wenn der Inhaber 25 von 30 Minuten spricht, hört das Team irgendwann nur noch zu. Lassen Sie die Moderation abwechseln und sprechen Sie selbst zuletzt.
- Keine Aufgabenliste. In unseren Projekten sehen wir häufig Meetings, in denen viel besprochen, aber nichts festgehalten wird. In der Woche darauf werden dieselben Themen wieder besprochen.
- Zu viele Teilnehmende. Ab einer gewissen Größe kommen nicht mehr alle zu Wort. Teilen Sie lieber auf.
- Ausfallen lassen, wenn viel los ist. Gerade in vollen Wochen ist das Meeting wichtig, weil dann die meisten Missverständnisse entstehen. Kürzen Sie es notfalls auf 15 Minuten, statt es zu streichen.
Nächster Schritt
Warum ein gutes Wochenmeeting mehr ist als eine Tagesordnung, beschreibt der Artikel Das Wochenmeeting, das Ihr Team weiterbringt. Wenn Sie insgesamt zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, hilft die Meeting-Diät.
