Die Quartalssitzung mit sich selbst

Was drin ist

• Tagesordnung für vier Stunden mit Zeitangaben
• Leitfragen für Rückblick, Zahlen und Energie
• Prioritäten-Filter für das nächste Quartal
• Ergebnisblatt auf einer Seite
• Checkliste für Vorbereitung und Nachbereitung

Die Quartalssitzung mit sich selbst ist ein fester halber Tag, an dem Sie als Inhaber alle drei Monate aus dem Tagesgeschäft heraustreten und prüfen, ob der Betrieb in die richtige Richtung läuft. Diese Vorlage gibt Ihnen die Tagesordnung, die Leitfragen und ein Ergebnisblatt. Sie ist für Inhaber gedacht, die niemanden haben, der ihnen regelmäßig die unbequemen Fragen stellt, und die deshalb selbst dafür sorgen müssen. Am Ende stehen drei Prioritäten für das nächste Quartal und die Termine, an denen Sie daran arbeiten.

So nutzen Sie die Vorlage

1. Termine für das ganze Jahr festlegen. Tragen Sie vier Termine ein, jeweils in den ersten zwei Wochen nach Quartalsende, zum Beispiel Anfang Januar, April, Juli und Oktober.
2. Den Ort wechseln. Arbeiten Sie nicht im eigenen Büro. Ein ruhiges Café, ein gemieteter Besprechungsraum oder ein Spaziergang mit Notizbuch für den ersten Teil funktionieren besser.
3. Die Vorbereitung erledigen (siehe Checkliste), am besten einige Tage vorher.
4. Der Tagesordnung folgen, auch wenn ein Punkt kurz erscheint.
5. Das Ergebnisblatt ausfüllen und an einem Ort ablegen, an dem Sie es jede Woche sehen.
6. In der nächsten Sitzung mit dem Ergebnisblatt beginnen. So entsteht über das Jahr ein roter Faden.

Checkliste für die Vorbereitung

• Kennzahlen des Quartals liegen vor (Umsatz, Anfragen, Aufträge, offene Posten, Auslastung).
• Das Ergebnisblatt der letzten Quartalssitzung liegt bereit.
• Der Jahresplan mit den drei Jahreszielen liegt bereit.
• Der Kalender der letzten drei Monate ist ausgedruckt oder geöffnet.
• Der Themenspeicher aus den Chef-Blöcken ist aktuell.
• Das Team weiß, dass Sie nicht erreichbar sind, und wer in dieser Zeit entscheidet.

Die Tagesordnung

Ankommen und Abschalten (15 Minuten)

Handy aus oder in die Tasche. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen aus dem Tagesgeschäft im Kopf herumgeht, auf einen separaten Zettel. Den legen Sie weg. Er kommt nach der Sitzung wieder an die Reihe.

Rückblick auf das Quartal (45 Minuten)

Beantworten Sie schriftlich:

1. Welche drei Prioritäten hatte ich mir für dieses Quartal vorgenommen?
2. Was ist daraus geworden? Erledigt, teilweise, gar nicht?
3. Was hat mich gehindert, wenn etwas nicht geklappt hat?
4. Was lief besser als erwartet?
5. Welche Situation im Quartal hat mich am meisten Nerven gekostet? Hätte ein Ablauf oder eine Regel sie verhindert?
6. Welche Entscheidung schiebe ich seit Wochen vor mir her?

Zahlen prüfen (30 Minuten)

Die Spalte „Erklärung“ ist die wichtigste. Eine Zahl, die Sie nicht erklären können, ist ein Hinweis darauf, dass Ihnen im Alltag Informationen fehlen.

Energie und Rolle (30 Minuten)

Dieser Teil wird oft übersprungen, obwohl er viel entscheidet.

1. Wie viele Stunden habe ich durchschnittlich pro Woche gearbeitet?
2. Wann habe ich zuletzt einen ganzen Tag nicht an den Betrieb gedacht?
3. Welche Aufgaben haben mir Energie gegeben, welche haben mir Energie genommen?
4. Welche Aufgabe mache ich noch selbst, obwohl ich sie längst abgeben wollte?
5. Wie geht es mir gesundheitlich, und wie geht es den Menschen, die mir wichtig sind?

Prioritäten für das nächste Quartal (60 Minuten)

Schreiben Sie zunächst alle möglichen Vorhaben auf. Prüfen Sie dann jedes mit diesem Filter:

Wählen Sie höchstens drei Vorhaben mit den meisten Ja-Antworten. Formulieren Sie jedes als Ergebnis, das am Quartalsende sichtbar ist, zum Beispiel: „Bis Ende März ist die Angebotsvorlage fertig und wird von allen genutzt.“

Kalender und Stopp-Liste (30 Minuten)

Tragen Sie für jede Priorität die Arbeitsblöcke der nächsten Wochen in den Kalender ein. Schreiben Sie außerdem auf, was Sie im nächsten Quartal nicht mehr tun, um Platz für die Prioritäten zu schaffen.

Das Ergebnisblatt

Aus der Praxis

In der Arbeit mit Inhabern von Handwerksbetrieben, Praxen und Kanzleien sehen wir häufig, dass die erste Quartalssitzung unangenehm ist. Der Rückblick zeigt, wie wenig von den Vorhaben umgesetzt wurde, und viele sind versucht, die Sitzung abzubrechen. Genau diese Erkenntnis ist aber der Wert der Sitzung.

Ein zweites Muster: Die Sitzung funktioniert deutlich besser, wenn die Kennzahlen nicht erst am Tag selbst zusammengesucht werden. Wer jede Woche dieselben Zahlen erfasst, hat am Quartalsende alles beisammen.

Und schließlich: Drei Prioritäten wirken wenig. Nach vier Quartalen sind es aber zwölf abgeschlossene Vorhaben, und das ist in einem kleinen Betrieb eine ganze Menge.

Nächster Schritt

Die drei Jahresziele, an denen Sie Ihre Prioritäten messen, legen Sie mit dem Jahresplanungs-System 2027 fest. Für die wöchentlichen Zahlen eignet sich das Kennzahlen-Cockpit. Wenn Sie sich einen Sparringspartner für diese Fragen wünschen, ist der STARK Beirat für Inhaber ab 1 Mio. € Umsatz gedacht.