Was drin ist
- Tool-Übersicht: ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, DeepL
- Die Prompt-Formel in fünf Teilen
- Zehn Einsatzfelder für den Betriebsalltag
- Prüfregeln gegen falsche Antworten
- Datenschutz-Regeln zum Aushängen
KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot nehmen Ihnen vor allem Textarbeit ab: Entwürfe, Zusammenfassungen, Umformulierungen, Ideen. Sie ersetzen nicht Ihr Urteil, und sie liegen manchmal selbstbewusst falsch. Dieser Spickzettel zeigt, welches Tool wofür taugt, wie Sie gute Anweisungen schreiben und welche Daten Sie nicht eingeben sollten.
So nutzen Sie den Spickzettel
- Drucken Sie die Seite aus oder speichern Sie sie dort, wo Sie arbeiten.
- Wählen Sie ein Tool aus der Übersicht und legen Sie ein Konto an, für den Betrieb idealerweise einen Business- oder Team-Tarif.
- Nehmen Sie sich eine echte Aufgabe aus dieser Woche aus den zehn Einsatzfeldern vor.
- Schreiben Sie Ihre Anweisung nach der Prompt-Formel.
- Prüfen Sie das Ergebnis mit den Prüfregeln, bevor Sie es verwenden.
- Hängen Sie die Datenschutz-Regeln für Ihr Team gut sichtbar auf.
Welches Tool wofür?
| Tool | Stark bei | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| ChatGPT (OpenAI) | Entwürfe, Ideen, Zusammenfassungen, Tabellen | Weit verbreitet, viele Vorlagen im Netz |
| Claude (Anthropic) | Längere Texte, Dokumente auswerten, sorgfältiger Stil | Gut für lange PDFs und Verträge als Lesehilfe |
| Microsoft Copilot | Arbeit in Word, Outlook, Excel, Teams | Sinnvoll, wenn Ihr Betrieb Microsoft 365 nutzt |
| DeepL | Übersetzungen, Umformulieren | Übersetzt oft natürlicher als allgemeine Chat-Tools |
Welches Tool „das beste“ ist, ändert sich laufend. Für den Anfang reicht ein Werkzeug, das Sie regelmäßig nutzen.
Die Prompt-Formel
Ein Prompt ist die Anweisung, die Sie der KI geben. Gute Prompts haben fünf Teile:
- Rolle: „Du bist erfahrene Bürokraft in einem Handwerksbetrieb.“
- Aufgabe: „Formuliere eine Antwort auf diese Kundenbeschwerde.“
- Kontext: „Der Termin wurde zweimal verschoben, weil Material fehlte. Der Kunde ist verärgert, aber sachlich.“
- Format: „Maximal 120 Wörter, Sie-Form, ohne Floskeln.“
- Beispiel oder Maßstab: „So klingen unsere Mails normalerweise: …“
Zusammengesetzt sieht ein vollständiger Prompt so aus:
Du bist erfahrene Bürokraft in einem Handwerksbetrieb. Formuliere eine Antwort auf die folgende Kundenbeschwerde. Hintergrund: Der Termin wurde zweimal verschoben, weil Material fehlte. Der Kunde ist verärgert, aber sachlich. Biete einen festen neuen Termin am [Datum] an. Maximal 120 Wörter, Sie-Form, ohne Floskeln. Hier ist die Beschwerde ohne Namen: [Text].
Wenn das Ergebnis nicht passt, schreiben Sie nicht neu, sondern sagen Sie, was fehlt: „Kürzer“, „freundlicher im Einstieg“, „ohne Entschuldigung im zweiten Satz“.
Zehn Einsatzfelder im Betrieb
- Antworten auf Anfragen und Beschwerden vorformulieren
- Angebotstexte und Leistungsbeschreibungen verständlicher machen
- Stellenanzeigen entwerfen
- Gesprächsnotizen oder Protokolle zusammenfassen
- Arbeitsanweisungen und Checklisten aus Stichpunkten erstellen
- Texte für Website, Google-Unternehmensprofil und Beiträge entwerfen
- Mails und Unterlagen übersetzen (DeepL)
- Lange Dokumente wie AGB oder Förderrichtlinien als Lesehilfe zusammenfassen
- Ideen sammeln, etwa für Newsletter-Themen oder Kundenfragen
- Excel-Formeln oder Auswertungen erklären lassen (Copilot oder Chat-Tools)
Prüfregeln gegen falsche Antworten
- Fakten immer nachprüfen. KI-Tools erfinden gelegentlich Zahlen, Paragrafen oder Quellen, die plausibel klingen.
- Rechtliches nie ungeprüft übernehmen. Für Verträge, Arbeitsrecht oder Steuerfragen ist KI eine Lesehilfe, keine Beratung.
- Laut lesen. Wenn ein Text nicht nach Ihnen klingt, passen Sie ihn an, bevor er rausgeht.
- Verantwortung bleibt bei Ihnen. Was Ihr Betrieb verschickt, verantworten Sie, egal wer den Entwurf geschrieben hat.
Datenschutz: die Regeln zum Aushängen
Keine Kunden-, Patienten- oder Mitarbeiterdaten in öffentliche KI-Tools, solange kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem Anbieter besteht.
Konkret heißt das:
- Namen, Adressen, Telefonnummern, Gesundheitsdaten, Gehälter und Vertragsinhalte vor der Eingabe entfernen oder durch Platzhalter ersetzen („Kunde A“, „Patientin B“).
- Kostenlose Privatkonten nicht für Betriebsdaten nutzen. Business- und Team-Tarife der Anbieter bieten in der Regel einen AV-Vertrag und die Möglichkeit, das Training mit Ihren Eingaben auszuschließen. Prüfen Sie die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
- Für Praxen, Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger gelten zusätzliche Pflichten. Klären Sie den Einsatz mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor Sie beginnen.
- Legen Sie schriftlich fest, welche Tools im Betrieb erlaubt sind und wofür.
Typische Fehler
- Zu kurze Anweisungen. „Schreib eine Mail an einen Kunden“ ergibt einen austauschbaren Text. Kontext macht den Unterschied.
- Das erste Ergebnis nehmen. Zwei oder drei Nachbesserungen gehören dazu.
- Alles auf einmal wollen. Beginnen Sie mit einer Aufgabe pro Woche und bauen Sie darauf auf.
- Das Team allein lassen. Wenn Sie keine Regeln festlegen, nutzt jeder irgendein Tool mit irgendwelchen Daten.
Nächster Schritt
Fertige Anweisungen für typische Aufgaben finden Sie in den 25 Prompts für den Betriebsalltag. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI Schritt für Schritt einführen, melden Sie sich für den KI-Mail-Kurs an.
