Was drin ist
- Zehn Fragen mit sofortiger Auswertung
- Die fünf Bereiche der KI-Reife
- Empfehlung passend zu Ihrem Ergebnis
- Datenschutz-Grundregeln für den Einstieg
Ob KI Ihrem Betrieb hilft, hängt weniger vom Tool ab als von den Grundlagen: geordnete Informationen, beschriebene Abläufe, klare Datenschutzregeln und ein Team, das mitzieht. Der Check oben prüft diese Grundlagen in zehn Fragen. Das Ergebnis zeigt, ob Sie direkt mit konkreten Aufgaben starten können oder erst das Fundament legen sollten.
So nutzen Sie den Check
- Beantworten Sie die zehn Fragen für den Betrieb als Ganzes, nicht nur für sich selbst.
- Lesen Sie Ihre Auswertung und notieren Sie die Punktzahl mit Datum.
- Schauen Sie sich unten die fünf Bereiche an und markieren Sie den Bereich, in dem Sie am wenigsten Punkte geholt haben.
- Wählen Sie für diesen Bereich einen einzigen ersten Schritt aus der Liste.
- Lassen Sie den Check von einer zweiten Person aus dem Team ausfüllen und vergleichen Sie. Unterschiede sind oft aufschlussreich.
- Wiederholen Sie den Check nach drei Monaten.
Die fünf Bereiche der KI-Reife
| Bereich | Fragen | Worum es geht |
|---|---|---|
| Informationen | 1 | Liegen Ihre Daten so vor, dass man damit arbeiten kann? |
| Abläufe | 2, 3 | Wissen Sie, welche Aufgaben sich eignen? |
| Nutzung | 4, 5 | Wird KI schon eingesetzt, und wenn ja, abgestimmt? |
| Regeln und Datenschutz | 6, 7, 8 | Ist geklärt, was erlaubt ist und wer prüft? |
| Team und Zeit | 9, 10 | Gibt es Offenheit und Kapazität für die Einführung? |
Erste Schritte je Bereich
Informationen
- Legen Sie eine gemeinsame Ablage für Vorlagen, Angebote und Arbeitsanweisungen an.
- Sammeln Sie Ihre zehn besten Angebote und Mails an einem Ort. Sie sind später das Beispielmaterial für gute Prompts.
Abläufe
- Notieren Sie eine Woche lang jede Aufgabe, bei der Sie denken: „Das schreibe ich jede Woche ähnlich.“
- Beschreiben Sie einen Ablauf schriftlich, etwa die Beantwortung einer Anfrage.
Nutzung
- Wählen Sie ein Tool für den Betrieb: ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot, wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten. Für Übersetzungen eignet sich DeepL.
- Zeigen Sie dem Team in 30 Minuten zwei konkrete Anwendungen aus Ihrem Alltag.
Regeln und Datenschutz
- Schreiben Sie eine Nutzungsregel auf einer Seite: erlaubte Tools, verbotene Daten, Prüfpflicht.
- Wechseln Sie für die betriebliche Nutzung auf Business- oder Team-Tarife mit AV-Vertrag.
Team und Zeit
- Benennen Sie eine Person, die das Thema im Betrieb begleitet.
- Planen Sie für drei Monate einen festen wöchentlichen Termin von 30 Minuten.
Datenschutz: die Grundregel
Keine Kunden-, Patienten- oder Mitarbeiterdaten in öffentliche KI-Tools, solange kein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter besteht.
Kostenlose Konten sind für Tests mit unkritischen Texten in Ordnung. Sobald Betriebsdaten im Spiel sind, braucht es einen Tarif mit AV-Vertrag und die Einstellung, dass Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Praxen, Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger klären den Einsatz vorher mit ihrem Datenschutzbeauftragten.
Aus der Praxis
In Gesprächen mit Inhabern von Handwerksbetrieben, Praxen und Kanzleien begegnen uns zwei Ausgangslagen besonders häufig. In der ersten nutzt der Inhaber KI selbst schon recht sicher, aber das Team weiß davon wenig, und es gibt keine gemeinsamen Regeln. In der zweiten nutzen einzelne Mitarbeitende private Konten für betriebliche Texte, während der Inhaber das Thema noch vor sich herschiebt. Beide Lagen lassen sich mit denselben drei Schritten ordnen: ein gemeinsames Tool mit AV-Vertrag, eine Nutzungsregel auf einer Seite und zwei Aufgaben, die gezielt eingeführt werden.
Ein zweites Muster: Die größte Entlastung entsteht selten bei spektakulären Anwendungen. Sie entsteht bei unscheinbaren Textaufgaben, die jede Woche wiederkehren, etwa Antworten auf Anfragen, Terminbestätigungen oder Arbeitsanweisungen. Wer dort anfängt, sieht schnell, ob sich der Einsatz lohnt. Wie viel Zeit Sie tatsächlich sparen, hängt allerdings von Ihren Abläufen ab und lässt sich vorher nicht versprechen.
Typische Fehler
- Mit dem Tool anfangen statt mit der Aufgabe. Wer zuerst ein Werkzeug kauft und dann nach Einsatzfeldern sucht, verliert schnell das Interesse.
- Das Team nicht einbeziehen. Wenn Mitarbeitende private Konten nutzen, weil es keine Regel gibt, landen Betriebsdaten unkontrolliert bei Anbietern.
- Zu viel auf einmal. Zwei gut eingeführte Anwendungen bringen mehr als zehn halbe.
- Ergebnisse nicht prüfen. KI-Tools formulieren überzeugend, auch wenn Inhalte falsch sind.
Nächster Schritt
Den Überblick über Tools, Prompt-Aufbau und Regeln gibt der KI-Spickzettel für Inhaber. Wenn Sie KI in kleinen Schritten per Mail kennenlernen möchten, melden Sie sich für den KI-Mail-Kurs an.
