Was drin ist
- 25 ausformulierte Prompts in fünf Bereichen
- Platzhalter zum schnellen Anpassen
- Nutzbar mit ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot
- Hinweise zum Nachbessern der Ergebnisse
- Datenschutz-Regel für den Einsatz im Betrieb
Diese 25 Prompts decken Aufgaben ab, die in fast jedem Betrieb jede Woche anfallen: Anfragen beantworten, Angebote formulieren, Abläufe beschreiben, Texte für die Sichtbarkeit schreiben und die eigene Woche planen. Sie funktionieren mit ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot. Kopieren Sie den Text, ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es verwenden.
Datenschutz vorab: Geben Sie keine Kunden-, Patienten- oder Mitarbeiterdaten in öffentliche KI-Tools ein, solange kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem Anbieter besteht. Ersetzen Sie Namen und Details durch Platzhalter wie „Kunde A“.
So nutzen Sie die Prompts
- Suchen Sie den Bereich, in dem Ihre Aufgabe liegt.
- Kopieren Sie den Prompt vollständig in Ihr KI-Tool.
- Ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern. Je genauer der Kontext, desto besser das Ergebnis.
- Bessern Sie nach, statt neu anzufangen: „kürzer“, „weniger förmlich“, „ohne Aufzählung“.
- Prüfen Sie Fakten, Preise und rechtliche Aussagen selbst.
- Speichern Sie Prompts, die gut funktionieren, als Textbausteine für Ihr Team.
Bereich 1: Kunden und Anfragen
1. Antwort auf eine Anfrage
Du arbeitest im Büro eines [Branche]-Betriebs. Formuliere eine freundliche Antwort auf diese Anfrage: [Anfrage ohne Namen]. Nenne den nächsten Schritt [Vor-Ort-Termin / Rückruf / Unterlagen]. Sie-Form, höchstens 100 Wörter.
2. Beschwerde beantworten
Ein Kunde beschwert sich über [Sachverhalt]. Schreibe eine sachliche Antwort, die sein Anliegen ernst nimmt, ohne Schuld pauschal einzuräumen, und eine konkrete Lösung anbietet: [Lösung]. Ruhiger Ton, höchstens 150 Wörter.
3. Absage an einen Interessenten
Formuliere eine höfliche Absage an einen Interessenten, dessen Auftrag [Grund, z. B. nicht zu unserem Schwerpunkt passt]. Empfiehl allgemein, an welche Art Betrieb er sich wenden kann. Höchstens 80 Wörter.
4. Häufige Kundenfragen sammeln
Wir sind ein [Branche]-Betrieb in [Region]. Liste die 15 Fragen auf, die Privatkunden vor einem Auftrag über [Leistung] typischerweise stellen, sortiert nach dem Zeitpunkt im Entscheidungsprozess.
5. Terminerinnerung
Schreibe eine kurze Terminerinnerung für [Leistung] am [Tag]. Nenne, was der Kunde vorbereiten soll: [Punkte]. Freundlich, höchstens 60 Wörter, als Mail und als SMS-Variante.
Bereich 2: Angebote und Vertrieb
6. Leistungsbeschreibung verständlich machen
Formuliere diese Leistungsbeschreibung so um, dass ein Laie sie versteht, ohne Fachbegriffe zu verlieren: [Text]. Ergänze in einem Satz, welchen Nutzen der Kunde davon hat.
7. Drei Angebotsvarianten
Ich biete [Leistung] an. Schlage drei Varianten vor (Basis, Empfohlen, Rundum), die sich im Ergebnis für den Kunden unterscheiden, nicht nur im Preis. Tabelle mit Umfang und Nutzen, ohne Preise.
8. Begleitmail zum Angebot
Schreibe eine Begleitmail zu einem Angebot über [Leistung]. Fasse in drei Sätzen zusammen, was der Kunde bekommt, und schlage einen Termin zur Besprechung vor: [Termin]. Sie-Form, ohne Floskeln.
9. Einwände vorbereiten
Kunden sagen bei [Leistung] oft: „[Einwand, z. B. Das ist zu teuer]“. Nenne fünf mögliche Gründe hinter diesem Einwand und je eine ruhige Rückfrage, mit der ich den eigentlichen Grund herausfinde.
10. Nachfass-Mail
Schreibe eine Nachfass-Mail zu einem Angebot, das vor [Anzahl] Tagen verschickt wurde. Biete an, offene Fragen in zehn Minuten am Telefon zu klären. Kein Druck, höchstens 90 Wörter.
Bereich 3: Team und Organisation
11. Arbeitsanweisung aus Stichpunkten
Mache aus diesen Stichpunkten eine Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung für neue Mitarbeitende: [Stichpunkte]. Nummerierte Schritte, kurze Sätze, am Ende eine Checkliste zum Abhaken.
12. Stellenanzeige
Schreibe eine Stellenanzeige für [Rolle] in einem [Branche]-Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in [Ort]. Beschreibe einen typischen Arbeitstag, was wir bieten: [Punkte], und was wir erwarten: [Punkte]. Ehrlich, ohne Werbesprache.
13. Onboarding-Plan
Erstelle einen Einarbeitungsplan für die ersten zwei Wochen einer neuen [Rolle]. Pro Tag: Ziel, Aufgaben, Ansprechperson. Tabelle.
14. Protokoll zusammenfassen
Fasse diese Besprechungsnotizen zusammen: [Notizen ohne Namen]. Gliederung: Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin.
15. Schwieriges Mitarbeitergespräch vorbereiten
Ich muss mit einem Mitarbeiter über [Thema, z. B. wiederholte Verspätungen] sprechen. Gib mir einen Gesprächsaufbau in fünf Schritten und drei Formulierungen für den Einstieg, respektvoll und klar.
Bereich 4: Sichtbarkeit
16. Beitrag für das Google-Unternehmensprofil
Schreibe einen kurzen Beitrag für unser Google-Unternehmensprofil über [Projekt oder Leistung] in [Ort]. Höchstens 80 Wörter, mit einer Handlungsaufforderung am Ende.
17. Antwort auf eine Bewertung
Formuliere eine Antwort auf diese Google-Bewertung: [Bewertungstext]. Bedanke dich konkret und persönlich, ohne Standardfloskeln. Bei Kritik: sachlich, ohne Rechtfertigung.
18. Website-Text für eine Leistung
Schreibe den Text für eine Leistungsseite zu [Leistung] für [Zielgruppe] in [Region]. Beginne mit einer direkten Antwort auf die Frage des Kunden, dann Ablauf, Kostenrahmen in Worten und eine klare Kontaktaufforderung.
19. Themenideen für Beiträge
Wir sind ein [Branche]-Betrieb. Gib mir 20 Themenideen für LinkedIn- oder Newsletter-Beiträge, die typische Kundenfragen beantworten. Jeweils mit einem Einstiegssatz.
20. Text kürzen
Kürze diesen Text um etwa die Hälfte, ohne wichtige Informationen zu verlieren: [Text]. Behalte den Ton bei und streiche Wiederholungen und Füllwörter.
Bereich 5: Inhaber und Planung
21. Wochenplanung
Hier sind meine Aufgaben für nächste Woche: [Liste]. Sortiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, markiere, was ich abgeben könnte, und schlage vor, was in welchen Tag gehört.
22. Entscheidung durchdenken
Ich überlege, [Entscheidung]. Stelle mir zehn Fragen, die ich vorher beantworten sollte, und nenne die drei größten Risiken, an die Inhaber in solchen Situationen oft nicht denken.
23. Dokument als Lesehilfe
Fasse dieses Dokument in zehn Punkten zusammen: [Text, ohne personenbezogene Daten]. Markiere alle Fristen, Pflichten und Kosten. Hinweis: Ich lasse rechtliche Fragen zusätzlich fachlich prüfen.
24. Ablauf prüfen
So läuft bei uns [Ablauf, z. B. von der Anfrage bis zur Rechnung] heute ab: [Beschreibung]. Wo sind Doppelarbeit, Wartezeiten oder unklare Zuständigkeiten? Nenne die fünf wichtigsten Verbesserungen.
25. Quartalsrückblick
Hier sind meine Notizen zum letzten Quartal: [Notizen]. Stelle mir die fünf wichtigsten Fragen für einen ehrlichen Rückblick und hilf mir, daraus drei Ziele für das nächste Quartal zu formulieren.
Typische Fehler
- Platzhalter vergessen. Ein Prompt mit „[Branche]“ im Text liefert ein allgemeines Ergebnis.
- Echte Daten eingeben. Namen und Details gehören nur in Tools mit AV-Vertrag.
- Ungeprüft übernehmen. KI-Tools formulieren überzeugend, auch wenn der Inhalt nicht stimmt.
Nächster Schritt
Die Grundlagen zu Tools, Prompt-Aufbau und Datenschutz stehen im KI-Spickzettel für Inhaber. Weitere Aufgaben, die Sie abgeben können, finden Sie im Artikel KI im Betriebsalltag.
