Der ideale Arbeitstag: eine Übung

Was drin ist

• Schreibübung mit zwölf Leitfragen
• Vergleichstabelle: Ideal und heute
• Vorlage für den Stundenplan Ihres idealen Tages
• Drei Änderungen mit Termin
• Hinweise für die Umsetzung im Betrieb

Der ideale Arbeitstag ist eine Beschreibung dessen, wie Ihr Tag als Inhaber aussehen soll, wenn der Betrieb so läuft, wie Sie es sich wünschen. Die Übung dauert 45 Minuten und gibt Ihnen ein Bild, an dem Sie Entscheidungen messen können: Welche Aufgaben passen dazu, welche nicht, und was muss sich ändern, damit das Bild Wirklichkeit wird. Sie ist kein Wunschzettel, sondern der Ausgangspunkt für drei konkrete Änderungen.

So nutzen Sie die Übung

1. Nehmen Sie sich 45 Minuten an einem ruhigen Ort, am besten nicht im Büro.
2. Schreiben Sie von Hand oder in ein leeres Dokument. Nicht im Kopf durchgehen, aufschreiben.
3. Arbeiten Sie die vier Teile der Reihe nach ab.
4. Schreiben Sie im Präsens, als wäre der Tag schon Wirklichkeit: „Ich komme um 8:30 Uhr in den Betrieb …“
5. Bleiben Sie realistisch. Der ideale Tag soll in drei Jahren erreichbar sein, nicht in einem anderen Leben.
6. Legen Sie das Ergebnis dorthin, wo Sie es einmal im Monat wiederfinden.

Teil 1: Den idealen Tag beschreiben (20 Minuten)

Stellen Sie sich einen normalen Dienstag in drei Jahren vor. Beantworten Sie die Leitfragen in ganzen Sätzen.

Der Rahmen

1. Wann beginnt Ihr Arbeitstag, und wann endet er?
2. Wo arbeiten Sie: im Betrieb, im Büro, zu Hause, beim Kunden?
3. Wie viele Tage pro Woche arbeiten Sie?

Die Arbeit 4. Womit verbringen Sie die ersten zwei Stunden? 5. Welche drei Aufgaben erledigen nur noch Sie, weil niemand anderes sie so gut kann? 6. Mit wem sprechen Sie an diesem Tag: Kunden, Team, Partner? 7. Welche Aufgaben machen Sie an diesem Tag ausdrücklich nicht mehr?

Das Umfeld 8. Wer im Team kümmert sich um Anfragen, Angebote und Planung? 9. Wie oft klingelt Ihr Telefon, und wer geht ran? 10. Was passiert, wenn Sie an diesem Tag krank sind?

Das Gefühl 11. Wie fühlen Sie sich am Abend dieses Tages? 12. Was machen Sie nach Feierabend?

Teil 2: Den Stundenplan zeichnen (10 Minuten)

Übertragen Sie Ihre Beschreibung in einen Stundenplan. Das macht sichtbar, ob Ihr Ideal in einen Tag passt.

Füllen Sie die rechte Spalte mit Ihrem letzten echten Dienstag aus. Schauen Sie dafür in Kalender, Mails und Anrufliste.

Teil 3: Die Lücke benennen (10 Minuten)

Vergleichen Sie beide Spalten und beantworten Sie drei Fragen:

• Was kommt heute vor, was im idealen Tag fehlt? Das sind Aufgaben, die Sie abgeben, vereinfachen oder streichen müssen.
• Was fehlt heute, was im idealen Tag vorkommt? Das sind Aufgaben, für die Sie Zeit schaffen müssen, etwa Führung, Strategie oder Kundenpflege.
• Wer oder was müsste es geben, damit der ideale Tag funktioniert? Eine Person im Büro, ein beschriebener Ablauf, eine feste Regel für Anrufe.

Teil 4: Drei Änderungen festlegen (5 Minuten)

Wählen Sie drei Änderungen, die Sie in den nächsten 30 Tagen beginnen. Klein genug, um sie wirklich zu starten.

Änderung 1: Ab [Datum] werde ich …
            Dafür brauche ich: …
Änderung 2: Ab [Datum] übernimmt [Person] …
            Dafür brauche ich: …
Änderung 3: Ab [Datum] höre ich auf, …
            Dafür brauche ich: …

Beispiele für solche Änderungen: ein fester Block ohne Telefon am Vormittag, die Übergabe der Terminplanung an das Büro, das Ende der Angewohnheit, abends noch Mails zu beantworten.

Aus der Praxis

In der Arbeit mit Inhabern sehen wir immer wieder zwei Muster. Das erste: Der ideale Tag enthält fast nie die Aufgaben, die heute den meisten Raum einnehmen, etwa Rückrufe, Angebotsdetails oder Materialbestellungen. Das zeigt, wie viel sich übergeben ließe. Das zweite: Viele Inhaber schreiben ihren idealen Tag zu bescheiden, weil sie sich nicht vorstellen können, dass der Betrieb ohne sie läuft. Schreiben Sie das Bild so, wie Sie es wirklich wollen, und prüfen Sie erst danach, was fehlt.

Wer nicht beschreibt, wie sein Tag aussehen soll, bekommt den Tag, den die anderen für ihn planen.

Typische Fehler

• Nur träumen, nichts festlegen. Ohne die drei Änderungen in Teil 4 bleibt die Übung ein schöner Nachmittag.
• Den heutigen Tag schönen. Nutzen Sie echte Daten aus dem Kalender, nicht Ihre Erinnerung.
• Das Team nicht einweihen. Wenn Ihre Leute nicht wissen, warum Sie etwas abgeben, landen die Aufgaben schnell wieder bei Ihnen.

Nächster Schritt

Wie viel Zeit heute wohin fließt, zeigt Ihnen das Zeit-Audit für Inhaber. Wie Sie Ihren Kalender danach um die wichtigen Aufgaben herum bauen, beschreibt der 4-Stunden-Chefkalender.